Ik vermoed dat een medewerker interne fraude pleegt. Wat kan ik doen?
Als ondernemer is het pijnlijk als je een medewerker verdenkt van fraude. Het komt helaas vaak voor: ruim één op de zeven Nederlandse bedrijven heeft te maken met fraude of oplichting, waarbij werknemers driekwart voor hun rekening nemen. Denk hierbij aan gevallen van factuurfraude, verduistering, oplichting, corruptie en diefstal van goederen of geld.
Hoe kan ik het beste een frauderende medewerker confronteren?
Doe eerst onderzoek en ga op zoek naar onweerlegbare bewijzen. Heb je camera’s en bedrijfstelefoons? Bekijk de camerabeelden en onderzoek de bel- en berichtgegevens van de bedrijfstelefoons. Vergeet niet om ook de zakelijke mailboxen te doorzoeken naar aanknopingspunten. Ga ook gesprekken aan met alle collega’s om tekorten of weggeraakte items te bespreken. Luister nauwlettend en let hierbij ook op de lichaamstaal. Zulke gesprekken kun je het beste met een extra persoon erbij voeren, die het gesprek observeert.
Wanneer je bel-, mail en berichtgegevens onderzoekt, moet je je wel houden aan de privacyregels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze Europese privacywet regelt dat bedrijven en organisaties zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Bij dit onderzoek maak je de afweging tussen jouw gerechtvaardigd belang als werkgever en de privacy van de betrokken medewerker. Voor een formeel en onafhankelijk onderzoek kun je soms beter de hulp inroepen van specialisten, zoals een recherchebureau of de politie.
Rozeboordencriminaliteit
In de media gebruikt men de term ‘rozeboordencriminaliteit’ voor het stelen door medewerkers van de werkgever. Deze term is de tegenhanger van ‘witteboordencriminaliteit’. Bij dit fenomeen gebruiken personen met een topfunctie hun macht en positie voor eigen gewin, bijvoorbeeld door zich extraatjes toe te eigenen. De termen verwijzen naar de kleur van de kragen van medewerkers: medewerkers met een topfunctie waren vroeger voornamelijk mannen, en zij droegen witte overhemden met dus witte boorden. De lagere functies werden vaker bekleed door vrouwen, vandaar de term ‘rozeboordencriminaliteit’.
Kan ik zo’n onderzoek (laten) voeren terwijl de vermeende dader blijft doorwerken?
Soms is het beter om de betrokken medewerker tijdelijk te schorsen, zodat het onderzoek in alle rust en zonder inmenging kan plaatsvinden. Deze schorsing moet je als werkgever als volgt onderbouwen: de aanwezigheid van de werknemer kan het onderzoek bemoeilijken.
Wees wel gewaarschuwd, want de werknemer kan aan de rechter vragen om de schorsing op te heffen. Een onterechte schorsing kan leiden tot een schadevergoeding en bemoeilijkt een eventueel ontslag. Laat je dus juridisch bijstaan om deze beslissing op de juiste gronden door te voeren. Je wilt niet verrast worden door een schadeclaim, omdat je overhaaste beslissingen hebt genomen.
Hoe ga ik om met verzachtende omstandigheden?
Is er sprake van een licht vergrijp door verzachtende omstandigheden en heeft de medewerker niet stelselmatig gestolen? Dan kun je kiezen voor een officiële waarschuwing. Leg deze waarschuwing wel schriftelijk vast en laat deze ondertekenen door de betreffende werknemer.
Zijn er sterke aanwijzingen dat de medewerker wel stelselmatig steelt en/of deel uitmaakt van een (grotere) criminele activiteit? Dan hebben we hier te maken met een ernstig strafbaar feit. Overleg hierover met de politie en een jurist over de te volgen stappen.
Wanneer kan ik overgaan tot ontslag?
Is de arbeidsverhouding door interne fraude zo sterk verstoord, dan kun je overgaan tot een ontslagprocedure. Vraag hierbij altijd juridisch advies, zodat dit traject zorgvuldig verloopt.
Kan ik de geleden schade nog verhalen?
Heb je in het arbeidscontract een boeteclausule bij bedrijfsfraude opgenomen, dan kun je een boete opleggen. Meer informatie hierover lees je op de website van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het mogelijk om een schadevergoeding via een strafproces of civielrechtelijke vordering te eisen. De Rijksoverheid biedt zowel over het strafproces als over de civielrechtelijke vordering informatie.
Het Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid biedt in haar folder ‘Interne Criminaliteit’ informatie over interne criminaliteit en tips om dit te voorkomen.